Las entidades en CRM pueden ser creadas o se puede personalizar una existente.  Para hacerlo no se requieren habilidades de programación, pues se puede hacer desde la interfaz de CRM, proveyendo cierta información básica:

  • Nombre a mostrar
  • Nombre plural (como etiqueta para la lista de entidades)
  • Nombre (usado internamente como nombre de esquema)
  • Las instancias asociadas a la entidad

Al crearse una nueva instancia, CRM crea la siguiente información relacionada con la entidad:

  • Tablas para almacenar la información en la base de datos
  • Una vista filtrada que es usada para acceso seguro a los datos
  • Formularios que son usados para entrar datos
  • Vistas para desplegar las instancias de la entidad en list views
  • Entradas en los roles de seguridad  para controlar el acceso a datos

Es importante hacer una planeación cuidadosa antes de personalizar el sistema.  Entender la estructura de una entidad es imperativo para evitar personalizaciones que no compromente la integridad del sistema.

Conceptos de Entidad

Una entidad representa un objeto específico para guardar datos.  Las entidades pueden existir para objetos ya existentes (cuentas, contactos, etc.) y pueden ser creadas para objetos menos tangibles, como relaciones con otras entidades.  Al crear una entidad se deben de tener en claro las propiedades y los permisos.

En el formulario de creación de CRM están todos los campos necesarios y opcionales para que la entidad satisfaga la necesidad del negocio.  Las opciones que tienen una daga al lado (†) significan que una vez activadas, no se puden desactivar más adelante.

Entidades de actividades

Las actividades representan registros de un tipo específico que pueden ser ejecutados.  Ejemplos de estas funcionalidades incluyen enviar correos o hacer llamadas telefónicas.  Todas las actividades tienen ciertas propiedades en común y otras específicas para cada una.

Las actividades son almacenadas en dos entidades componentes: una con los campos en común y otra con los datos específicos de cada actividad.  Aunque no es posible crear formularios para la entidad común, puede tener vistas y gráficos asociados.  Al crear una nueva entidad se puede definir como una actividad, y solamente pueden ser asociadas a un usuario o a un equipo, no a nivel organizacional.

Permisos

Cuando se crea una entidad, los únicos roles asociados son los de administrador del sistema y personalizador del sistema, y es necesario asociar los roles necesarios para que los usuarios puedan usarla.  En el caso de las actividades, estas serán controladas por la entrada de Actividades en la pestaña de “Registros Centrales” del formulario de seguridad.